Segregatory pełne starych rachunków, umów i papierów z urzędów to problem wielu osób mieszkających w Holandii. Często dokumenty są przechowywane latami „na wszelki wypadek”, choć część z nich dawno straciła znaczenie. Eksperci ostrzegają jednak, że niektórych dokumentów nie wolno wyrzucać zbyt szybko, szczególnie jeśli dotyczą podatków, pracy lub świadczeń. Dobra organizacja administracji może oszczędzić stresu podczas kontroli podatkowej, ubiegania się o dodatek czy zmiany pracy. Warto więc wiedzieć, które dokumenty trzeba zachować, a które można bezpiecznie wyrzucić.
Dokumenty, których nie wolno wyrzucać. Urząd może zapytać o nie nawet po kilku latach
Najważniejsze dokumenty związane z podatkami należy przechowywać przez co najmniej pięć lat. Dotyczy to między innymi:
• deklaracji podatkowych
• jaaropgave, czyli rocznych zestawień dochodów
• pasków wynagrodzeń
• dokumentów dotyczących dodatków i ulg
• rachunków wykorzystywanych do odliczeń podatkowych
• dokumentów związanych z kredytem hipotecznym
To ważne dla osób pracujących w Holandii, które korzystają z różnych świadczeń lub rozliczają koszty związane z pracą i mieszkaniem. Holenderski urząd skarbowy może po latach poprosić o potwierdzenie danych z deklaracji podatkowej.
Przeczytaj także: Rząd ustąpił pod presją. Holendrzy wygrali walkę o emerytury
Tych dokumentów nie trzeba trzymać latami
Nie wszystkie papiery wymagają wieloletniego przechowywania. Eksperci podkreślają, że część dokumentów można usunąć już po dwóch latach, jeśli nie są już potrzebne jako dowód.
Chodzi głównie o:
• stare umowy o pracę po zakończeniu zatrudnienia
• część wyciągów bankowych
• miesięczne rozliczenia wynagrodzeń
• nieaktualne rachunki i potwierdzenia opłat
Nieco dłużej warto przechowywać rachunki za prąd, gaz i wodę. Najlepiej około trzech lat. Dzięki temu łatwiej porównać zużycie lub wyjaśnić ewentualne błędy w rozliczeniach.
Polisy ubezpieczeniowe dobrze jest zachować przez cały okres obowiązywania umowy oraz jeszcze dwa lata po jej zakończeniu.
Przeczytaj także: Holandia zaostrza politykę azylową. Nowe przepisy już zatwierdzone, to największa reforma od 25 lat
Te dokumenty lepiej zachować na zawsze
Część dokumentów ma znaczenie przez całe życie i nie warto ich wyrzucać nawet po wielu latach. Dotyczy to przede wszystkim:
• aktu kupna mieszkania lub domu
• testamentu
• dokumentów rozwodowych
• dokumentów adopcyjnych
• ważnej dokumentacji medycznej
• dokumentów emerytalnych
W przypadku osób mieszkających za granicą takie dokumenty mogą być potrzebne zarówno w Holandii, jak i w Polsce. AD podaje, że ich ponowne uzyskanie bywa trudne i kosztowne.
Coraz więcej osób gubi dokumenty cyfrowe
Eksperci zwracają uwagę, że wiele osób przechowuje dziś dokumenty wyłącznie online, ale często bez żadnego porządku. Problem pojawia się szczególnie po zmianie banku, dostawcy energii lub pracodawcy. Po zamknięciu konta dostęp do części dokumentów może po prostu zniknąć.
Dlatego warto regularnie pobierać ważne pliki i zapisywać je na własnym komputerze lub dysku zewnętrznym. Dobrym rozwiązaniem jest podział dokumentów na foldery, np. praca, podatki, mieszkanie, ubezpieczenie czy zdrowie.
Eksperci zalecają też tworzenie kopii zapasowych. Dzięki temu w razie awarii komputera lub utraty telefonu ważne dokumenty nadal będą bezpieczne.